Бизнес покана е покана за събитие: конференция, работа, интервю, изложба, среща, концерт, благотворителна вечер, семинар, среща и др.
Пример
Подобно на други видове официални писма, писмото с покана се изготвя по следния образец:
[Адрес]
[телефон, имейл и др.]
Уважаеми дами и господа.Поканени сте да участвате в [име на събитието и/или описание], което ще се проведе на [адрес/име на институция и др.].
Организатори на [име на събитието]: [списък на организаторите].
Презентатори [име на събитие]: [списък с презентатори].
По време на [име на събитието]: [какво е посветено, списък на обсъжданите въпроси и т.н.].
[Малко допълнителна информация]За допълнителна информация относно [име на събитието], моля, свържете се с [телефон, имейл, адрес и др.].
Генерален директор на такъв и такъв офис, подпис В.М. Баткович
Задължителни данни на писмото с покана: име на организацията, код на организацията, справочни данни за организацията, OGRN, INN, дата, регистрационен номер, адресат, подпис на управителя, бележка за изпълнителя.
Текстът на поканата трябва да бъде кратък, стегнат, коректен и да не позволява различни интерпретации. Писмото с покана трябва да бъде посветено само на един въпрос (събитие, събитие), освен в случаите на тясна връзка и местоположение в едно и също структурно звено на изпращащата организация. Писмото се съставя в два екземпляра (вторият екземпляр се заверява от съставителя, ръководителя на изпращащото звено и остава в изпращащата организация).
Към събитието
От нашия уебсайт можете да изтеглите образец на официална покана за събитие (концерт):
За интервю
Покана за интервю. проба.
Има специален образец за покани за интервюта.
Пример 1.
Уважаеми Петренко Александър Александрович (пълното ви име).
Благодарим Ви, че изпратихте автобиографията си за позиция ***. Прегледахме вашата автобиография и се интересуваме от вашата кандидатура. Каним Ви на интервю, което ще се проведе на 10 юли от 10:00ч. Ще бъдете посрещнати от управителя на *** отдел - Василиев Юрий Валериевич. Поздрави, фирма ***.Пример 2.
Уважаеми Петренко Александър Александрович (пълното ви име). Фирма "***" Ви кани на интервю за длъжността администратор, което ще се проведе на 25.10.2013 г. от 11.00ч. Поздрави, фирма ***.Писмо 3.
Уважаеми Петренко Александър Александрович (пълното ви име). Наскоро получих вашата автобиография за свободната позиция ***. Вече намерихме кандидат за тази позиция, но имаме още една отворена позиция, която може да представлява интерес за вас. Моля, обадете ми се на [номер] и ще обсъдим подробностите с вас. С уважение, Анасов Пьотр Николаевич.
Към конференцията
Писмо #1:
Уважаеми колеги!Каним ви да станете участници в научната конференция [име].
Темата [заглавие] отдавна привлича вниманието на специалистите. На конференцията бихме искали да говорим за […]. И, разбира се, ще говорим за […].
Предвижда се конференцията да бъде придружена от изложба на предмети, илюстриращи разглежданите теми. Предвижда се издаването на текстовете на докладите и каталога на изложбата.
Конференцията ще се проведе на 12 август 2013 г. в бизнес център „Delopis.ru” (Москва, ул. Лев Толстой, 15).
Кандидатурите се изпращат до 10 август 2013 г.
С уважение,
Петър ПетровПисмо #2:
Уважаеми Иван Иванович,Каним ви на международната конференция [име].
Основни цели на конференцията:
задача 1
задача 2
задача 3В програмата на конференцията:
събитие 1
събитие 2
събитие 3Регистрационната такса за участие в конференцията е 37 000 рубли, вкл. ДДС 18% (трансфер, обеди, кафе паузи, канцеларски материали).
График на конференцията:
Записване от 8.00 до 9.00 часа.
Конференцията започва в 9.00 часа.Място на конференцията:
[Адрес]Заявки за участие в конференцията се приемат до 15 август 2013 г. чрез формата на имейл адреси: [имейл защитен]или [пощенски адрес] или по факс: [номер].
от организационни въпросиЗа контакт: [фамилия, име на лице за контакт], тел.: [номер], имейл адрес: [пощенски адрес].
С уважение,
Петър Петров
Към изложбата
Писмо-покана за продуктово изложение
Уважаеми партньори!
На 20 декември 2015 г. в Москва ще се проведе най-голямото изложениестроителна техника.
През последните пет години това събитие ежегодно събира потребители, дистрибутори и производители на безпилотни строителни дроиди.
Изложението Robostroy е чудесна възможност за установяване на бизнес контакти, привличане на нови клиенти и намиране на надеждни партньори. Както и досега, на изложението ще бъдат представени щандове на участници от Германия, САЩ, Япония и Холандия, предлагащи най-съвременни технически решения.
За да посетите изложението Robostroy, трябва да се регистрирате на уебсайта robostroy.rf. Процедурата за издаване на електронна покана е проста и няма да Ви отнеме повече от две минути.
Място на провеждане: Москва, ул. Пушкин, село Колотушкина. Началото е на 20 декември от 13:00 часа. Ще се радваме да ви видим!
Олга Дмитриева
Корпоративен празник - събиране на началници и подчинени
Покана за корпоративно събитие Текст и неговите характеристики
Покана за корпоративно събитие, чийто текст зависи от много подробности, е част от корпоративна култура. Както „театърът започва със закачалка“, така и всяко корпоративно парти започва с покана. Какъв трябва да бъде текстът на поканата? За да се отговори на този въпрос е необходимо да се изясни какво по същество представлява корпоративният празник и каква е неговата цел?
В Съветския съюз корпоративните събития бяха доста често срещани. Единната политика на производствените предприятия беше да сплотят екипа за реализиране на обща идея. В крайна сметка екипът често действаше като учител и гарант. Производствените събития бяха структурирани по този начин: представление на партиен работник, а след това самодеен концерт.
След колапса съветски съюзкорпоративните събития бяха забравени за дълго време. Днес традициите на корпоративните събития се възраждат отново на ново, по-модерно ниво, по-близо до западния стил.
Тяхната цел е да създадат приятелска атмосфера в екипа, да сплотят началници и подчинени, да повишат осъзнаването на важността на всеки служител, да идентифицират скритите качества и способности на служителите в спокойна атмосфера, да стимулират служителите и, разбира се, да осигурят емоционално освобождаване .
Текст и дизайн на покана за фирмено събитие - страхотна възможностукрепване на връзките не само със служителите, но и с бизнес партньорите. Поводът за корпоративно събитие може да бъде професионален или календарен празник или годишнина на шефа. Може би това ще бъде годишнина от създаването на компанията или определени успехи в бизнеса - с една дума, всичко!
Текстът и дизайнът на поканата обаче ще зависят от естеството на тържеството и от това за кого е предназначено. Всички поканени са условно разделени на следните категории: VIP гости, които включват спонсори, основатели, представители на администрацията и др., бизнес партньори и служители на предприятието.
Текст на покана върху картичка
Общи правила при създаване на текст на покана:
1. На първо място, трябва да се отбележи, че всяка покана е кратък текст, състоящ се от няколко лаконични изречения, написани в два до три параграфа.
Първият параграф е встъпително обръщение, след което се описва причината за срещата. Вторият параграф съдържа информация за естеството на събитието и неговите характеристики, посочвайки статуса на поканения (например „от много години вие сте един от водещите специалисти на компанията“). Третият параграф посочва мястото и часа на срещата, дрескод, ако има такъв.
2. Избягвайте помпозни фрази като „няма за какво” или „бихте ли така любезен?”
3. Не трябва да посочвате в поканата информация за броя на поканените.
4. Текстът на поканата трябва да предава атмосферата на празника.
5. Поканата трябва да съдържа описание на характеристиките на тържеството, например наличието на карнавална маска за участие в състезанието.
6. Корпоративният етикет изисква наличието на вложка, указваща подробни указания до мястото на провеждане на тържеството.
7. Към поканата може да има прикачен файл под формата на RSVP карта, което означава искане за потвърждение на вашето пристигане или за уведомяване за отказ. Съдържание - данни за контакт - телефон, e-mail, пощенски адрес. Може да има и място за добавяне на коментари и пожелания.
8. За почетните гости се изготвя персонален текст, който се изпраща по куриер 3-4 седмици преди тържеството и осигурява потвърждение.
9. Поканите се доставят лично, чрез експресни куриерски служби или с наш куриер. Приемливо е изпращане по пощата с уведомление. В никакъв случай не използвайте имейл или телефон!
10. Поканите се издават по два начина: с картичка с надписан текст вътре, лист А4 затворен в плик.
Текст на поканата на лист
Примерни текстове за покани:
За служители:
Уважаема Татяна Петровна!
Имам удоволствието да Ви приветствам от името на фирма Тонус. Дълги години Вие сте почетен служител, Вашият принос за развитието и просперитета на общата кауза не може да бъде подценен!
Бързам да ви информирам, че за вас и вашите колеги се организира празнично събитие, посветено на професионалния ни празник „Ден на строителя“.
С уважение,
Директор на АД "Тонус"
P.S. Терещенко
Текст за партньори:
Уважаеми Сергей Романович!
Изразявам своята благодарност към вас за дългогодишното сътрудничество с фирма Тонус. Надявам се нашите отношения да продължат да бъдат ползотворни и ползотворни. Удоволствие е да работя с вас, надявам се да е взаимно.
Искаме да отпразнуваме нашия професионален празник, посветен на строителите, с нашите партньори и служители. Щастлив съм да се свържа с вас с желание да се присъединя към празника.
Очакваме ви в ресторант Николски на 14 август от 19.30ч. Поканата важи за един човек.
С уважение,
Директор на АД "Тонус"
P.S. Терещенко
Нашият сайт се актуализира редовно с интересни и уникални материали и статии за подготовка и организиране на празници, годишнини, рождени дни, различни любими празници, корпоративни събития, празнична украса, съвети за гости преди празника, история и традиции на празниците. Ако искате да получавате информация за това, абонирайте се за бюлетина на нашия уебсайт. Ние гарантираме, че вашият адрес няма да бъде споделян с трети страни.
Има ли планирано тържество във вашата компания? Каквато и да е темата (професионален или календарен празник, рожден ден на фирмата, представяне на нов продукт, откриване на клон или нов офис, годишнина на шефа), тя започва с покани.
как по възможно най-добрия начиннапишете покана за корпоративно събитие? От една страна, трябва да покажете оригиналност, да заинтересувате гостите и да ги накарате да искат да присъстват на тържеството. От друга страна, поканата за такова събитие трябва да съдържа важна информация.
Текст на покана за корпоративно събитие
Така че в текста на поканата за корпоративен празник трябва да посочите датата и мястото му, начина на транспортиране на гостите (със собствен транспорт или например с автобуси от офиса) и униформата (тя може да бъде ежедневна, вечерна или тематична, ако организирате карнавал).
Разберете дали можете да вземете съпруга и децата си със себе си. Ако на партито ще се представят поканени артисти, това може да бъде отбелязано и в текста на поканата за корпоративното събитие.
Що се отнася до стила, тук е разрешено разнообразие в зависимост от статута на тържеството. Текстът на поканата може да бъде официален или неофициален, дори хумористичен.
Но във всеки случай, поканата за корпоративно събитиетрябва да бъде правилно представен. Може да бъде изпратено като SMS, по имейл, поставено на пощенски картички, в стенен вестник или на табло за обяви.
Не е толкова лесно да се вземат предвид всички изисквания към текстовете на поканите за корпоративно събитие. Решихме да ви улесним в тази задача и предоставихме примерни текстове за покани от този вид, за да можете да изберете най-подходящия за основа.
Допълнете го с малко усилия и въображение и тогава вашата покана за корпоративно събитие няма да остави никого безразличен.
***
Уважаеми _________________!
Имаме удоволствието да Ви информираме, че на ___(дата)___ се навършват точно ___ години от основаването на нашата компания.
В чест на този прекрасен празник организираме голям банкет,
на който имаме удоволствието да Ви поканим!
Празничното събитие е насрочено за ___(дата)____ в развлекателно-ресторантския комплекс „____(име)____“ (__________(адрес)___________),
започва в __(час)__ часа.
Очакваме ви с нетърпение!
Служители на компанията __________
***
Уважаеми _________________!
Каним ви на събитието, посветено на рождения ден на нашия приятелски екип.
Тържеството ще се проведе на ___(дата)__ в ресторант „_________“, с начало __(час)__.
На рождения ден на нашата компания ще се съберем заедно, за да се поздравим за една продуктивна и успешна изминала година, както и да си прекараме приятно
време в атмосфера на забавление и празник.
Заповядайте - нека се забавляваме много!
Сплотен екип на фирма ____________
Поканата за корпоративен празник може да бъде лаконична и сдържана или може да бъде доста емоционална, особено ако говорим за предстоящата топла среща на приятели и съмишленици. Например текстът на покана за корпоративно парти в чест на рождения ден на компанията или Нова година може да бъде както следва.
***
Скъпи приятели!
Убедени сме, че истинското богатство не се крие в натрупването на материално богатство. Важно е да знаете, че наблизо има истински приятели и партньори, доказани с времето и делата. Надеждните съотборници са опорна точка в движението към успеха и преодоляването на всякакви препятствия.
Ще се радваме да се срещнем на коледната вечеря, която ще се състои на ___________(дата) в ресторант _____________. Надяваме се, че празничната вечер с приятели, партньори и колеги ще се превърне в приятно и интересно събитие за вас.
***
Уважаеми колеги!
Най-ценното за нашата компания са нашите надеждни партньори и приятелският ни екип. Съвместната работа през изминалата година допринесе за развитието на нашата компания. И, разбира се, нямаше да постигнем такъв успех без вашата отдаденост и желание за развитие.
С голямо удоволствие ви каним на празничното парти, което ще започне в _________ в кафене ______________. Ще посрещнем Новата година в празнична атмосфера, сред приятели и колеги.
Нека предстоящата година бъде не по-малко успешна от отиващата си. Пожелаваме на Вас и Вашите близки щастие, радост, здраве и благоденствие!
С уважение,
____________.
Покана за всякакъв вид корпоративно събитие може да бъде изпратена от името на колеги. Но служителите ще бъдат особено доволни да го получат от името на ръководството.
***
Уважаеми _______________!
Имам удоволствието да ви приветствам от името на ___________________ (име на компанията). Вие сте един от водещите специалисти на компанията и вашият принос към нашата обща кауза е наистина безценен.
20-та година... с всички постижения, които донесе и трудностите, които донесе, е почти зад нас. Време е да посрещнем новата 20.. година, която се надяваме да ни донесе нови възможности, нови постижения, нови успехи и нови идеи.
Надявам се, заобиколени от вашите колеги, да се насладите истински на празника, посветен на нашите партньори, приятели и служители.
Очакваме ви в развлекателния комплекс ___________ на ___________. Събитието е планирано да започне в ________ часа на 25 декември.
Поканата важи за двама души.
С уважение,
директор на предприятието___________________
***
Уважаеми колеги!
Докато работихте по последния проект, вие показахте дължимия професионализъм и компетентност, а също така положихте много усилия, което доведе до невероятни резултати за нашата компания. В знак на благодарност организираме малко фирмено парти и ви каним да се присъедините към нас.
Празникът ще се проведе на ________________(дата) на адрес: ____________________. Начален час на партито: 19:00ч.
Ще се радваме да ви видим!
С уважение,
Заместник-директор ________________.
***
Уважаеми колеги!
Ние ценим отговорността, отдадеността и ефективността на нашите служители, но в същото време разбираме, че правилната производителност е невъзможна без приятна почивка. Затова решихме да зарадваме нашите служители и да им организираме малък празник. Тази събота, _________(дата), ви каним на корпоративен пикник, където можете да се отпуснете, да побъбрите с колеги и да се насладите на красотата на природата. Ще бъде организиран трансфер до мястото на празника.
Среща в ________ (час) близо до главния вход на офиса. Надяваме се, че ще приемете нашата покана!
С уважение,
Дирекция на дружеството _________________.
И накрая, текстът на поканата за корпоративен празник може да бъде написан в поетична форма.
***
Сърдечно ви каним на една прекрасна почивка,
Заповядайте да празнуваме, ще сме ви благодарни!
Все пак днес Нова година, започва приказката.
Както знаете, на този ден стават чудеса!
Честита Нова година, приятели, поздравяваме ви!
Очакват ви чудеса, изненади, обещаваме забавление!
***
Масата е подредена, подаръци, свещи...
Всичко замръзна в очакване.
В тази топла, прекрасна вечер
Очакваме вашето посещение.
Каним ви с любов
Заповядайте при нас за Нова година.
Тази новогодишна приказка
Присъединете се към нас!
Готови ли сте да клюкарствате и да се кикотите малко? Искате ли да опитате чипс, пица и други вкусотии? След това елате (дата и час) на « пижамено парти»
, който ще продължи цяла нощ! Да, не забравяйте да вземете пижамата си!
Ще бъде весело!
Скъпи (име на приятел)! Имам удоволствието да ви поканя на парти в чест на началото на лятната ваканция, което ще се проведе на (дата и час на събитието) в двора на къщата ми на (адрес).
С най-добри пожелания (име на организатора).
Уважаеми (име на госта)! Каним ви на парти, което решихме да посветим на един успешен преминаване на сесията . Очакваме ви (дата, час) в кафенето (име), намиращо се на (адрес на заведението).
Уважаеми (имена на гости)! Имаме удоволствието да ви информираме, че (дата и час) ще се проведе в нашата къща на (точен адрес) кулинарно парти . По време на събитието ще приготвим торти и бисквити, ще се състезаваме в умението да декорираме ястия и ще отговаряме на въпроси от кулинарна викторина. Ще бъде много забавно, заповядайте - няма да съжалявате!
Уважаеми (име на госта). Каним вас, както и членовете на вашето семейство, на футболно парти, което ще се проведе (дата и час на събитието) в нашата вила (място и точно описание как да стигнете до там). Празничната програма включва плуване в басейн, барбекю и игри на открито. Очакваме ви с нетърпение!
Скъпи (име на приятел)! Във връзка с началото на моята ваканция реших да организирам малка партия. Каня ви (дата и час на събитието) на нашето скромно моминско парти в нощния клуб (име на заведението).
(Името на госта)! Най-накрая успях да си намеря работа добра работа. Започвам съвсем нов живот, пълен с нови открития и тревоги. Искам моите най-близки и предани приятели да отпразнуват това радостно събитие с мен. Елате (час и дата) на партито, което ще се състои в дома ми (адрес). Ще бъде много забавно!
Ще дойдеш ли на партито ми?
Елате утре в осем!
И с мен грамофонна плоча
Не пропускайте да го грабнете!
Имаме DJ в електростила
Музиката ще започне да свири!
Ще свири на винил
С настроение в унисон!
Спрете да се занимавате!
Ела на моето парти!
Знаете ли пътя дотук?
Нека се забавляваме тук!
Доведете приятелите си с вас
Ще бъде по-забавно заедно!
Ела на моето парти!
И вземете сродната си душа!
Искам да забавлявам приятелите си
Нека заедно прогоним скуката!
Идвам на вашето парти
Каня ви да посетите!
Ще бъде забавно с нас -
Обещавам това!
Ела, но не сам,
Доведете приятелите си!
Ще разпръснем сивия далак
По-забавно заедно!
Правя купон
Очаквайте скоро
Каня ви, приятели,
Покажете се за това!
Ще има музика
Вина и закуски
Стои на нашата маса!
Да седнем на руски!
Скоро празникът няма да е лесен за мен!
Каня ви всички на партито, приятели!
Ела при мен със семейството си, ела сам!
Много е важно да дойдеш! Вие сте необходими!
Каня те при мен
Всички твои приятели!
Така искам да виждам
Имайте гости!
Ти си на партито, приятелю,
Елате със семейството си!
Ще бъде весело навсякъде!
Винаги си като свой!
Не ни трябва много, за да сме щастливи!
Имате нужда от щастие, както и да го погледнете!
Вие, приятели, винаги сте добре дошли!
С теб радостта се събужда отвътре!
Каним ви у нас, мили мои!
Партито ще е за „нашите“.
Заповядайте, скъпи гости!
Да си починем от ежедневието в града!
Вечерта е тиха и вечерта е толкова красива!
Звуците заглъхват - тишина...
Така че тази вечер не е напразна,
Имам нужда от добра компания!
Каня ви да посетите скоро!
Нека да поговорим, да седнем заедно!
Обичам вечери като тази...
Ела, имаме нужда от теб!
Оставете всичките си грижи и дела зад гърба си,
каня те на парти!
Нека се забавляваме заедно до сутринта!
Искам да те видя при мен!
Вижте, къщата е чиста!
Нито прашинка в къщата!
Толкова уютно - красиво!
Ще има купон!
каня и вас
Присъединете се към нас тази вечер!
Ще се радвам безкрайно много
Нека се срещнем отново!
отговор
В съвременната бизнес комуникация има различни ситуациикогато партньори и колеги се насочват един към друг писма с покани.Това могат да бъдат покани за специални събития, церемонии, работни срещи от различни нива и мащаби, изложби, конференции, семинари, презентации, корпоративни партита и др. В допълнение, писмата с покани могат да бъдат адресирани до редовни клиенти на застрахователни, медицински и различни услуги организации. Обикновено такива писма съдържат напомняне за необходимостта от редовна професионална комуникация и съответна покана.
Етикетът на бизнес комуникацията изисква отговор от страна на адресата под формата на израз на благодарност за получената покана, потвърждение за нейното приемане или обяснение на причините за отказа.
Писмо-покана за годишнината на организацията (№ 1)
Уважаеми Павел Николаевич!
Имам удоволствието да ви съобщя, че на 25 май 2010 г. Научно-производственото обединение по уредостроене „Вега“ празнува 75 години от основаването си. Преди точно три четвърти век в Политехническия институт е създадена малка експериментална и производствена лаборатория, която прераства в мултидисциплинарно сдружение за производство на инструменти, включващо повече от десет научни, дизайнерски и производствени предприятия.
Имаме удоволствието да имаме възможността да поканим вас и представители на Vympel OJSC, с които PNPO Vega има дългогодишни ползотворни индустриални отношения, да вземете участие в церемониалните събития, които ще се проведат на 25 май 2010 г. в помещенията Драматичен театърнашия град.
Знаем, скъпи Павел Николаевич, за вашия натоварен работен график, но ще ви бъдем много благодарни, ако можете да направите приветствена реч на гала срещата (начало в 17.00 часа) и да участвате в пресконференция за кореспонденти на централни и местни медии ( започва в 18.00 часа).
Ще се радваме и на вашето присъствие празничен концертс участието на руски поп звезди (начало в 18.30 ч.) и на гала банкет след края на концерта.
В близко бъдеще нашият куриер ще ви достави 5 покани (всяка за двама души) с покани за банкета, както и концертната програма.
По време на тържеството от 16.30 часа ще работи безплатен охраняем паркинг до сградата на Драматичния театър. Влизането на паркинга изисква покана.
Уважаеми Павел Николаевич! Ще се радваме да видим вас и представители на Vympel OJSC на нашия празник!
С уважение,
Главен мениджър
Приборостроителна НПО "Вега" V.A. Зимин
Писмо-покана за юбилей на специалист (№ 2)
Уважаеми Леонид Семенович!
Имам честта да ви информирам, че на 24 февруари 2010 г. един от най-възрастните ни служители - главният лекар на Централната клиника по детски болести Николай Василиевич Дмитриев - навършва 60 години.
Несъмнено познавате добре този прекрасен Човек и Специалист, отдал се изцяло на каузата за опазване здравето на децата.
Като много млад ординатор той идва в клиниката преди 36 години и през цялото това време постига огромни професионални успехи, печели голяма любов и уважение от колегите лекари и родителите на нашите малки пациенти.
Днес докторът на медицинските науки Николай Василиевич Дмитриев ръководи текущи клинични изследвания и проекти, лично извършва най-важните и сложни операции и активно въвежда съвременни методи за лечение на детски болести.
Като професор в катедрата по детска хирургия на Медицинския институт Николай Василиевич обръща голямо внимание на обучението на ново поколение педиатри. Много от неговите ученици вече работят успешно в клиниката.
Уважаеми Леонид Семенович, ръководството на нашата клиника и нашият герой на деня ще се радват да ви видят на гала вечерта, посветена на тази значима дата.
Почитането на Николай Василиевич ще се проведе в конферентната зала на Централната клиника по детски болести на 24 февруари 2010 г. от 17.00 часа. Програмата на юбилейната вечер включва официална част и гала вечеря в голямата банкетна зала на ресторант „Поволжие“.
Позволете ми също да ви информирам, че на вечерта се очаква да присъстват водещи специалисти от много лечебни заведения в нашия град и други региони на Русия. За всички гости на нашата клиника Николай Василиевич лично ще направи обиколка на новия хирургичен комплекс, създаден благодарение на най-високия професионализъм и организационен талант на героя на деня.
С уважение и най-добри пожелания, директор на Централна клиника по детски болести,
д-р мед. Науки, професор С.В. Кудинов
Писмо-покана за международна конференция (№ 3)
Уважаеми професор Теплер!
С голямо удоволствие Ви съобщавам, че Организационният комитет на Международната конференция по физика на плазмата най-накрая взе решение за датите и мястото на нейното провеждане. Както вие и аз предположихме по време на последния ни телефонен разговор, това ще се случи в Москва. Събитието ще се проведе от 1 февруари до 10 февруари следващата година. Официалното заглавие е „Експериментални методи за изследване на високотемпературна плазма“, което напълно съвпада със сферата на вашите професионални интереси.
По време на обсъждането на последното заседание на Организационния комитет на възможния състав на Президиума на конференцията имах честта да предложа Вашата кандидатура и тя беше единодушно подкрепена от всички колеги-членове на Организационния комитет.
Оценявайки високо Вашите изключителни постижения в постигането на съвременното ниво на теория и практика в изучаването на „четвъртото състояние на материята“, Организационният комитет ми възложи да съгласувам с Вас възможността Вие да изнесете основния доклад на пленарната сесия на първия ден на конференцията. Освен това бихме искали Вие, като основен лектор, да говорите според традиционния регламент на заключителната среща и да дадете своята оценка за свършената работа на Конференцията.
Разбира се, Организационният комитет ще се радва да включи в програмата всички индивидуални и колективни доклади и съобщения, които Вие и Вашите служители сметнете за необходимо да направите на Конференцията и да обсъдите с общността от колеги.
повече подробна информацияЩе ви информирам за организационните въпроси на конференцията в близко бъдеще. Официална покана до вашия институт ще бъде изпратена преди края на януари във формуляра на Организационния комитет.
Ако имате въпроси, моля обадете ми се на познатия Ви телефон. Очаквам вашите писма на моя имейл адрес.
Надявам се да получа положителен отговор от вас в най-близко бъдеще и да се видим в Москва.
СЪС най-добри пожеланияи приятелски поздрави,
Член-кореспондент на Руската академия на науките, заместник-председател
Организационен комитет на Международната конференция по физика на плазмата
O.D. Савелиев
Писмо-покана за семинар (№ 4)
Уважаеми Станислав Алексеевич!
Във връзка с подписването от концерна Prometheus на 30 ноември 2009 г. на договор с чуждестранен клиент № IT9706-0247 за доставка на два комплекта през 2010 г. технологично оборудванеТ400 за автоматизирано производство на металокерамични изделия, в отдел Експортни доставки на концерна от 22 декември до 24 декември т.г. Предвижда се работилница.
Писмото с покана по правило е официален документ, подпечатан и подписан от подателя. Може да бъде адресирано както до конкретно лице, така и до цяла компания. Трябва да внимавате, когато съставяте покана. В почти всички случаи ще бъде подходящо приятелско отношение към получателя и интерес към неговото идване на всяко събитие, изложба, интервю или конференция. По-долу предлагаме няколко примера за дизайн на покана.
важно!Текстът в писмото трябва да е кратък, коректен и стегнат. Не се допускат жаргон и двусмислени фрази. Както всички други писма, такъв документ се пише от първо лице.
Кога е подходящо да изпратите писмо с покана?
Такива писма се пишат понякога официални събития. Например, когато една компания организира изложение, конференция или друго събитие и иска да покани на него служители и/или мениджъри на трета организация. С помощта на писмо можете да поканите конкретен човек на бизнес среща, например на интервю. По-долу ще намерите образци на покани за различни събития и интервюта.
Изготвянето на писмо с покана, на първо място, показва интереса и уважението на подателя. Изключително невежество е да пренебрегнете такъв документ; дори да дадете отказ без съществена причина е лошо възпитание.
Това писмо може да служи и като документ, удостоверяващ, че дадено лице наистина е поканено на конкретно събитие. Тоест може да се покаже на входа на сградата, където например се провежда конференция.
Ситуации, в които изпращането на писмо с покана е подходящо или дори необходимо:
- годишнина на компанията;
- бизнес среща с един човек или група хора;
- конференция;
- семинар;
- изложба.
важно!Едно копие от поканата трябва да остане в ръцете на подателя.
Изглежда защо да пишете писмо, когато можете просто да се обадите и да уведомите човека за срещата? Първо, това е удобно, особено когато говорим не за един човек, а за група хора. Второ, показва специалното отношение на подателя към получателя.
Правила за писане на покана
Стилът на писане трябва да е официален и сдържан. Първият контакт с получателя с пълно име или име на фирма (ако документът е изпратен цялата организация). Съобщението трябва да е в центъра, с текста на писмото отдолу.
Какво трябва да бъде включено в официално писмо:
- информация за организацията или подателя (пълно име, INN, OGRN, фирмен код и име, регистрационен номер);
- подпис на изпращача;
- желателно е да има печат, тъй като това показва официалността на документа;
- дата.
важно!Писмото с покана може да бъде изпратено по имейл. Това е удобно, ако трябва да го изпратите до голяма група хора едновременно.
Естествено трябва да има информация за събитието. Трябва да посочите къде точно е поканен получателят – на конференция, бизнес среща, изложба, интервю или друго събитие. Основният акцент трябва да бъде върху самото събитие - в колко часа се провежда, има ли дрескод и т.н.
Образци на покани за различни събития
Пример 1: Писмо-покана за конференцията.
В горния ляв ъгъл има лого на компанията и кратка информация, например - LLC " Стоманени врати“, както и дата и телефон за връзка. В горния десен ъгъл има информация за подателя, например - генерален мениджър LLC "Стоманени врати" Василиев Игор Николаевич.
Текст:
„Уважаеми колеги! (център)
Каним ви на конференция, посветена на пускането на нови продукти. Конференцията ще предостави информация кои технологии се използват най-добре в производството и с кои доставчици на материали трябва да се сътрудничи. Конференцията ще се проведе на 12 декември 2017 г. от 16:00 ч. в бизнес център Ковчег. Заявки за участие се изпращат най-късно до 11 декември 2017 г.
С уважение, Игор Николаевич (долу).“
Проба 2:Писмо-покана за изложбата
Текст:
„Уважаеми Воронин Дмитрий Олегович! (център)
Каним ви на изложението на нашите нови продукти. Представяме на пазара изцяло нов продукт с марката „Стилен слон“. Мисля, че ще ви е интересно да присъствате на това събитие. Той ще се проведе на 16 октомври 2018 г. във Fox Center в изложбената зала. Началото е 19:00 часа. Вечерен дрес код. Ще се радваме да ви видим на изложението!
С уважение, Николай Василиевич, директор на LLC Eurostil.
Проба 3:Покана за интервю
Текст:
„Уважаема Елисеева Татяна Георгиевна!
Щастливи сме да Ви съобщим, че нашата компания Ви избра за позиция счетоводител. Ще се радваме да дойдете в нашия офис, за да обсъдим всички нюанси. Ние сме отворени от (час) до (час) от понеделник до петък.
„С уважение, представител на фирма ТехноМир, Сергей Анатолиевич Яковлев.“
Това са само примери, които могат да се използват като съвети. Всъщност писмата с покани могат да бъдат съставени по различен начин. Основното нещо е да се придържаме общи правилаи предоставят цялата необходима информация.
повече няколко мостриписма с покани.
Въпреки очевидната формалност, работата с покани е един от ключовите моменти в подготовката за всяко събитие. Именно поканата е „лицето“ на героя на повода и на цялото предстоящо събитие като цяло. Как да поканите гостите правилно и какво да вземете предвид при подготовката на перфектната покана? Ще говорим за това в статията.
След като получи покана, гостът решава дали да участва в събитието. Ако получателят се заинтересува или дори заинтригува от поканата, ако му стане любопитно как ще оживее програмата на събитието или ако, гледайки поканата, изпълнена професионално и с вкус, той се замисли какво ниво на хората може да има там, тогава организаторът на събитието се справих с тази задача да подготвя празника успешно!
Въз основа на отговорите на поканите става ясно какъв приблизителен брой гости трябва да се очакват. Това е необходимо да знаете, за да съставите план за сядане за банкет, да поръчате храна и напитки, да планирате настаняване в залата по време на официалната част, да организирате трансфери, да резервирате хотелски стаи и др.
Нека разгледаме по-подробно процеса на изготвяне на покана, която е възможно най-близка до идеалната.
ПОПЪЛНЯВАМЕ СПИСЪК С ГОСТИ ЗА ИЗГОТВЯНЕ НА ПОКАНИ
За да може процесът на подготовка на покани, изпращането им и получаването на отговори от гостите да протече възможно най-гладко, е необходимо да се извърши внимателна предварителна работа.
Препоръчително е да назначите отговорник за това, който лесно да се ориентира в списъка с гости. В идеалния случай организаторът на събитието ще направи всичко сам!
КАК ДА НАПРАВИТЕ СПИСЪК С ПОКАНИ
1. Обмислете списъка с гости с вашия мениджър. Върнете се към списъка няколко пъти, за да сте сигурни, че никой не е забравен и че никой гости няма да бъде неудобен от присъствието на някой друг.
2. Разберете как мениджърът планира да се обърне към всеки гост в поканата (към някои - с име и бащино име, към други - само по име, а към трети - уважаеми г-н/госпожо/г-н/г-жо/госпожо/мосю. .. и т.н.).
3. Направете списък с имена, които да отпечатате в печатницата.
4. Уверете се, че всички изброени от мениджъра хора са ви познати и имате тяхната информация за контакт.
5. Създайте списък с имейл адреси за изпращане на покани по имейл.
6. Решете кой от гостите ще получи покана за личен имейл, и кой да го изпрати чрез асистент/секретар/рецепционист.
7. Съставете текста на мотивационното писмо (за онези покани, които ще бъдат изпратени на имейла на асистенти, секретари или рецепционисти). Пример за такъв текст:
8. Препоръчително е да използвате опцията „Уведомяване за получаване/прочитане на писмото“, за да не притеснявате потенциалните гости с ненужни обаждания дали са получили поканата.
9. Направете списък с пощенски адреси за доставка на покани на хартиен носител. Решете предварително кои от тях ще бъдат доставени с куриерска служба и кои лично. В последния случай трябва да се погрижите за пропуските.
10. Установете обратна връзка с поканените, тоест решете как ще получите потвърждение за присъствие от тях: ще изчакате ли отговори от гостите или ще започнете да им се обаждате сами, за да разберете решението. Във втория случай трябва да решите след какъв период от време е подходящо да се обадите на потенциални гости. Решете кой точно ще направи това, тъй като списъкът може да бъде доста голям, а отговорността за учтив, но упорит разговор може да бъде още по-голяма.
11. Уверете се, че контактите за обратна връзка, посочени в поканата, са актуални: пощата „работи“, телефонът е включен, обажданията се отговарят.
12. Не забравяйте да попитате гостите, които са приели поканата, дали имат нужда от допълнителна организационна подкрепа: трябва ли да осигурят транспорт или настаняване в града на тържеството, има ли специални искания за храна на банкета, като се има предвид възможната храна алергии или специфични хранителни системи (вегетарианство, например), и може би нещо друго.
13. Своевременно правете промени в списъка на поканените.
Пример за работа със списъка на поканените е представен в таблици 1-4.
Таблица 1.Списък с покани, генериран по начин на доставка
Таблица 2.Списък с жалби (имена) за печат в печатницата
Забележка:
Поредните номера съответстват на номерата на списъка за доставка.
Таблица 3.Списък на гостите, приели поканата, с посочване на необходимата организационна подкрепа
Таблица 4.Списък на гостите, които са отказали покани
ИЗПИСВАНЕ НА ТЕКСТА НА ПОКАНАТА
Нека разгледаме по-подробно основните елементи на текста на поканата.
■ Обжалване.Не би било излишно да поръчате персонализирани покани от печатница с отпечатани имена на поканените (вписването им в празно поле не е най-добрият вариант).
Обръщението към госта трябва да бъде точно и коректно – тук не се допускат грешки. Има общоприети формули на учтивост и етикет. Например, ако поканеният е чужденец с научна степен или доктор, тогава се свържете с него на английскище започне с Уважаеми професореили Уважаеми д-р. Ако поканеният заема официална държавна длъжност, адресът трябва да е подходящ: Уважаеми господин министърили Уважаеми господин посланик.
Също така е необходимо да се обърне внимание на факта, че запетая след обръщение придава на текста ежедневен характер или подчертава сдържан бизнес тон. Удивителният знак показва важността или тържествеността на събитието. В случай, че след адреса има запетая, следващият текст трябва да бъде написан с малка буква, след удивителен знак- с главни букви.
Всички тези на пръв поглед незначителни детайли правят поканата много лична и коректна. Поканеният със сигурност ще оцени внимателното и уважително отношение на героя на повода към неговите гости.
■ Име на събитието.Поканата трябва да съдържа пълния официално имедейности (без съкращения).
■ Място, дата, час.Датата, часът и мястото на събитието се посочват съгласно правилата, приети в страната на госта (ако поканата е съставена на съответния език). Например, за американски поканен, тези подробности ще изглеждат така: дата - 1 март? 2017 г.; начален час на събитието - 19 ч.; адрес - Ленинградски пр. 40, Москва.
■ Програма на събитието.В допълнение към директното обръщение към госта, името на събитието, мястото и датата на провеждането му, поканата трябва да посочва програмата на събитието (основни точки), за предпочитане да посочва началния час на всяка част. Програмата може да бъде представена подробно или като списък от основни тематични части.
Подробната програма е особено подходяща за официални посещения на най-високо ниво. В този случай тя може да бъде издадена под формата на отделна брошура или карта (в зависимост от броя на планираните артикули (Пример).
Най-добрият начин за представяне на програмата в поканата може да бъде следният:
Обозначаването на части от програмата на събитието може да бъде много кратко, например: След официалната част ще има прием.
Форматът може да е различен - всичко зависи от спецификата на събитието. Ключът е да дадете на гостите представа какво да очакват, за да могат сами да планират времето си.
■ Брой поканени.Текстът трябва да посочи и броя на хората, до които се отнася поканата.
Броят на поканените може да бъде посочен и в адреса, например, когато в поканата са посочени и двамата съпрузи: Уважаеми Владимир Петрович и Олга Сергеевнаили Уважаеми г-неи г-жа Короленко,или Г-н Посланикът кани г-н Петров и съпругата му да дойдат на банкета.
■ Дрескод. Дрескодът в поканата е по преценка на организатора. Ако има определени изисквания за цвета или стила на облеклото на гостите, това е посочено в поканата. Например вечерна рокля за дамите, смокинг за мъжете.
Ако събитието е официално делово, в поканата обикновено се посочва международното наименование на дрес кода.
ДЕКОДИРАНЕ НА ОСНОВНИТЕ ДРЕСК КОДОВЕ
■ Моля, отговорете.Ако събитието изисква организиране на местата за гостите, е необходимо да разберете точния брой на тези, които ще могат да присъстват.
За да се съсредоточи вниманието на поканеното лице върху тази точка, поканата включва общоприетото съкращение RSVP. В официалните покани RSVP се посочва в долния десен ъгъл; в по-малко официални случаи тези букви могат да се появят навсякъде (обикновено в края). Понякога искат отговор преди определена дата.
В допълнение към RSVP има формулировки: Моля, отговорете само при отказ или Моля, потвърдете участието си, които също са съвсем официални и коректни.
■ Контакти на организаторите.Важно е в поканата да посочите няколко опции за обратна връзка (имейл и поне два телефона на организаторите).
■Допълнителна информация.Поканата може да съдържа и друга необходима информация в зависимост от спецификата на организацията и провеждането на конкретно събитие (например, ако събитието се провежда в историческо имение, тогава носенето на високи токчета може да бъде забранено).
■ План за сядане на банкет.Ако в допълнение към официалната част е планиран банкет или вечеря, за особено мащабни и специални събития е целесъобразно в поканата да се включи план за сядане с посочване на масата и/или мястото на конкретен гост.
ОПРЕДЕЛЯНЕ НА ДИЗАЙНА И ФОРМАТА НА ПОКАНАТА
Това е “дрехата”, с която се “посреща” поканата.
Размерът и дизайнът на поканата зависи от целта и характера на събитието.
Покани за дипломатически приеми и международни форуми, изпратени от посолства и членове на правителството, са формализирани в строги бизнес стилна официална бланка с държавния герб.
Покана за неофициален прием.Дори събитието да не е официално, обикновено се запазва строгият стил.
Покана за събитие, чиято цел е да събере възможно най-много гости, ще бъде ярка и закачлива.
По лична покана, например, сватба, както монограми, така и сърца и дискретен флорален фон са напълно подходящи.
Когато определяте формата на поканата, можете да се съсредоточите върху размерите на стандартните пликове.
НЕ ЗАБРАВЯЙТЕ ЗА КАЧЕСТВОТО НА ХАРТИЯТА И ПЕЧАТА
Като покани за събития високо нивоНе е прието да се пестят пари. Хартията трябва да бъде с „правилната“ плътност и приятна текстура. Недопустимо е печатарското мастило да се размазва или текстът да се чете трудно.
Желателно е поканите да се изпращат в специални дизайнерски пликове, чието качество не е по-ниско от самите покани.
Не забравяйте, че текстът на поканата може да не е отпечатан върху самата покана, а в раздел към нея. Като правило, на тънка, почти прозрачна хартия. Уверете се, че въпреки привидната си крехкост, той все още е достатъчно устойчив на механични натоварвания.
ДОСТАВЯМЕ ПОКАНИ
Ако е възможно, поне някои от поканите трябва да бъдат доставени, ако не лично, то с помощта на „ваши“ хора - охрана, шофьори или помощници на виновника.
Обикновено те сами доставят покани на гости с висок статус. Например, би било изключително странно да се предаде покана на високопоставено лице чрез обикновен куриер.
В допълнение, това ще ви позволи отново да изразите уважението си.
За да сте сигурни, че поканите са достигнали до получателите, трябва да дублирате съобщенията, като ги изпратите на електронен формулярна всеки гост.
КАК ДА ОТГОВАРЯМ НА ПОКАНИ
Отговорът на поканата се дава в съответствие с формата на събитието и самата покана.
В някои случаи телефонното обаждане е напълно приемливо, в други е достатъчен имейл, а в трети можете да не бързате с отговора и да изчакате подходящия въпрос от поканилата страна (това може да стане например чрез високо -класиране на лица).
Ако обаче поканата съдържа съкращението RSVP, тогава просто е необходимо да отговорите и възможно най-скоро.
В случай на официален дипломатически прием, приемането на поканата или отказът от участие в събитието трябваше да бъде формализиран писмено в съответствие с деловия протокол. Например:
M.I. Петров има честта да потвърди, че е получил любезната покана на г-н Посланика за обяд във вторник, 10 март, от 20:00 ч., която той приема с удоволствие.
M.I. Поради заминаването си в отпуск, Петров, за съжаление, няма да може да приеме любезната покана на г-н посланика за обяд във вторник, 10 март т.г.
Когато подготвят частно лично събитие, те обикновено се справят без хартиена версия на поканите - те са ограничени до електронни. В този случай задачата за госта е напълно опростена. По правило електронните покани предоставят възможност да информирате организатора на събитието за вашето решение с едно щракване - върху думата „Приемам“ или „Отказвам“. Отговорът се изпраща автоматично на подателя.
Работата с покани понякога се оказва по-трудна, отколкото изглежда на пръв поглед. Въпреки това, след успешно завършване на тази част от подготовката на събитието, организаторът може да бъде сигурен, че значителен слой от задачи вече е изпълнен! Предстоят още много работа и проблеми, но те са по-скоро рутинни организационни въпроси. Трудният процес на едновременно взаимодействие с десетки поканени гости вече е зад гърба ни. Останалото е въпрос на техника.
За повече информация относно организирането и провеждането на специални събития вижте: Zhemchugova S.A. Церемония по награждаване: как да се организира и проведе // Секретар-референт. 2017. № 1. С. 4-13.